ABATANEWS, GORONTALO – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Provinsi Gorontalo melaksanakan rapat Focus Group Discussion. Rapat ini dalam rangka perlindungan dan penyelamatan arsip OPD guna mendukung kegiatan hasil pengawasan kearsipan RB dan LPPD bertempat di New rahmat Hotel kota Gorontalo, Jumat (16/6/2023).
Pemateri kegiatan FGD adalah Yahya Dj. Ichsan yang merupakan Arsiparis Ahli Madya, Sukriyanto Ngabito adalah Arsiparis Ahli Muda dan Tobiyes fungsional Biro organisasi.
Yahya Dj. Ichsan menyampaikan Dinas Arpus Gorontalo sebagai lembaga kearsipan daerah memiliki tugas fasilitatif sebagai pembina kearsipan di OPD. Untuk memastikan pengelolaan arsip berjalan dengan baik maka perlu dilakukan pembinaan, pendampingan, dan pengawasan.
Baca Juga : Pemprov Gorontalo Gelar Coaching Clinic untuk Tingkatkan Penilaian Maturitas SPIP Terintegrasi
“Sejak 2016 sampai sekarang hasil pengawasan kearsipan yang dilakukan oleh ANRI terhadap LKD provinsi memperoleh progres nilai yang cukup baik mulai dari kategori buruk hingga kategori baik,” katanya.
Namun demikian, masih banyak hal-hal yang perlu dibenahi dan belum maksimal. Yaitu pada aspek pengelolaan arsip, mulai dari pemberkasan, penyusutan hingga penyimpanan termasuk pengelolaan arsip di OPD.
Meurut Yahya, seiring dengan hal tersebut dirinya juga telah melaksanakan pengawasan kearsipan internal di OPD. Hasilnya sebahagian besar OPD masih dalam penilaian kategori buruk.
Baca Juga : KPU Gorontalo Gelar Rapat Pleno Terbuka Perhitungan PSU Untuk Calon Anggota DPRD
“Termasuk didalamnya aspek pengelolaan/penyusutan arsip sehingga perlu pendampingan yang lebih intens lagi,” ungkap Yahya.
Sementara itu Sukriyanto Ngabito menyampaikan sebelumnya telah melakukan bimtek. Serta menunjuk pengeloka arsip di OPD untuk menindaklanjuti proses pengelolaan/penyusutan arsip.
“Namun belum mendapatkan hasil yang maksimal karena berbagai kendala dan keterbatasan sementara dari sisi lainnya,” paparnya.
Baca Juga : Keluarkan Surat Edaran, Pemprov Bantah Ternak di Gorontalo Tertular Antraks
Selain pengawasan oleh ANRI terdapat pula indikator penilaian lain dari kementrian dalam negeri. Yakni berupa LPPD yang meminta terget jumlah maupun prosentase OPD yang sudah melaksanakan penataan arsip secara baku.
Jumlah arsip OPD serta prosentase arsip yang sudah dibuatkan daftar arsip. Selain itu pula indikator kearsipan yang ditetapkan oleh kementrian PAN-RB dalam mendukung peningkatan nilai RB berupa pelaksanaan arsip digital yang juga harus melibatkan peran aktif OPD.
“Sebagaimana pengawasan kearsipan dan LPPD yang menitiberatkan pada bimtek. Pembentukan tim pokja kerjasama antar lembaga instansi serta percepatan pengelolaan arsip konvensional / manual untuk dialih mediakan,” pungkasnya.
