Maksimalkan Tusi, Dinas Arpus Provinsi Gorontalo Gelar FGD

ABATANEWS, GORONTALO – Dalam rangka memaksimalkan tugas dan fungsi lembaga kearsipan, serta menjaga menjaga memori kolektif bangsa, khususnya di provinsi Gorontalo, Dinas Arpus provinsi Gorontalo selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) melaksanakan FGD terkait perlindungan dan penyelamatan arsip perangkat daerah yang digabung/dibubarkan bertempat di ruang Karawo BAPPEDA Provinsi Gorontalo (5/10/2023).

Kegiatan ini dilakukan sebagai bentuk tanggung jawab, karena LKD memiliki fungsi fasilitatif sebagai pembina kearsipan di OPD provinsi Gorontalo. Kegiatan ini merupakan program yang baru pertama kali dilakukan oleh dinas arpus, sehingga perlu dukungan yang maksimal dari para seluruh stake holder

Acara dibuka oleh Pj. Sekretaris Daerah, yang diwakili oleh staf ahli bidang kemasyarakatan Dr. Yosef P. Koton, M.Si, dalam sambutannya Yosef mengatakan bahwa personil yang bertugas di bagian administrasi merupakan para pejuang arsip harus memiliki semangat yang kuat agar kearsipan ini lebih maju.

“Pengelola arsip memiliki tanggung jawab yang besar untuk kemajuan Gorontalo. Begitu banyak tahapan yang harus dilakukan dalam pengelolaan arsip, sehingga butuh komitmen yang kuat, seperti pembuatan daftar arsip, terutama arsip statis yang akan diserahkan ke LKD. Demikian pula dengan arsip-arsip yang sudah bertumpuk, maka perlu dilakukan pemusnahan. Sehingga depo arsip yang sudah serahkan pengelolaanya oleh pj Gubernur yang berlokasi di eks badan diklat, dapat termanfaatkan dengan baik. Selain itu Yosep menegaskan bahwa pengelolaaan arsip, terutama arsip digital merupakan salah satu indikator dalam reformasi birokrasi, yang apabila tidak dilaksanakan maka akan berpengaruh pada pemberian tambahan penghasilan pegawai (TPP)”.

Kepala Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Ridwan Hemeto menyampaikan bahwa Sejak awal terbentuknya provinsi Gorontalo ini, tentunya sudah beberapa kali melakukan perubahan struktur organisasi, baik penggabungan maupun pemisahan, bahkan ada urusan pemerintahan yang dulu organisasinya bergabung dengan urusan lain, selanjutnya menjadi berdiri sendiri. Pertanyaan kemudian adalah di mana keberadaan dari arsip-arsip yang terkait perubahan struktur OPD tersebut.

“Alhamdulillah tahun ini kita mendapatkan bantuan gedung depo arsip yang berlokasi di eks kantor BKD diklat. Salah satu jenis arsip yang akan mengisi depo arsip adalah arsip yang tercipta akibat penggabungan maupun pembubaran OPD”.

Menurutnya, kegiatan ini sangat penting salah satunya sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan, serta sebagai memori di masa yang akan datang mengenai histori perjalanan provinsi Gorontalo serta sebagai bahan pembelajaran bagi anak cucu di masa mendatang.

Sementara itu Analis Sumber Daya Manusia Aparatur Biro Organisasi, Yamin Hasan, S.Kom selaku narasumber pada kegiatan tersebut menyampaikan bahwa perlindungan dan penyelamatan arsip perangkat daerah yang digabung/dibubarkan memiliki beberapa tahapan, yang diawali oleh pembentukan tim yang terdiri dari LKD, perangkat daerah yang digabung/dibubarkan, serta sekretariat daerah. Tim ini yang nantinya akan melakukan identifikasi, penataan, penyerahan, bahkan pemusnahan arsip dimaksud.

“Hal ini sesuai dengan Peraturan kepala ANRI nomor 46 tahun 2015 tentang penyelamatan arsip penggebungan atau pembubaran lembaga negara dan perangkat daerah, sehingga dibutuhkan SDM maupun aparatur yang kompoten di bidangnya. Lebih lanjut Yamin mengatakan bahwa setiap OPD segera melakukan tahapan ini, kemudian akan dievaluasi oleh tim secara berkala,” jelasnya.

Acara diakhiri dengan penandatanganan berita acara rekomendasi sebagai bentuk komitmen seluruh OPD dalam menjalankan tugas-tugas kearsipan di wilayahnya masing-masing guna mewujudkan tata kelola pemerintahan dan reformasi birokrasi yang lebih baik. Peserta dalam kegiatan tersebut adalah seluruh kasubag umpeg atau tata usaha biro serta pengelola arsip OPD